到周末恍然发现,从8月底来北京之后养成了一个坏思维习惯——把工作带回家,最近两周都在一点左右睡觉,白天专注力和思考力已然很差,有效产出了了无几。

不正常的作息导致白天根本无法有效工作,如果无法在上班时间有效做事,那么一切目标都无法实现。

每次陷入「先知错误」的误区,想当然高估自己的体力和意志力,总以为把工作放到晚上就能做完、回到家一定还能再处理一些、周末把积压的工作全梳理清楚,殊不知晚上、卧室、周末是我最不想工作的时间,效率最底下的时候,哪次不是啥也没做熬到很晚。晚上本是耗尽一天体力的终点,为什么还要把重要的工作放在这个时间段,不得不强打起精神和自己互搏,很多事情最后不了了之。

把手里的工作当做创业,我当然可以投入全部时间去推进它,但是要确保效率,不然就是浪费生命。我总是高估了在晚上、周末的行动力,低估了正常休息为白天带来的高产能。

不停工作并不会一定有理想回报,健康的工作和生活节奏提供高产能、高产出。如果八点准时结束工作,然后去运动一小时,进入自我恢复状态,写完日报洗漱睡觉。当然这是如果,我可没有信心立马实现这个状态,需要时间养成习惯,需要调整作息状态在白天逐渐提升效率,才有可能晚上不用工作。

但事实是,从长期拖延来看,我所负责的工作没什么是必须要当天完成的,拖延了这么久也不见业绩增长,反而是偶尔喝茶提神之后火力全开用半个小时就快速搞清楚一个难题。粗略估计晚上有效工作时间从没超过半小时。时间都花在各种自我对抗上,十点回到家刷抖音、看动漫来休息为疲惫身躯找不工作的借口,直到11点才回过神原来我还有工作要做,担心睡得太晚,工作草草收场写个日报就去洗澡睡觉。本质上来说,把工作带回家这个决策完全不明智,或者说把任何工作都带回家强制自己完成是错误的。

为什么我会总以为晚上工作更有效呢?是因为白天难以专注,只能晚上来补。我还有一个潜在担心,如果我晚上不再继续工作,那么我的业绩可能就会掉下来,只要我多少做点事情,至少对得起良心。

但是,业绩提升真的需要把除了睡觉时间都搭进去吗?肯定不是,但这不能作为不努力的理由。

晚上真的无法工作吗?晚上的工作并不是全部无效,得看场景和方法。从我的经验看,与人讨论就是有效的方式,独自专注做事需要非常大的自制力,可这时自制力资源早已耗空。从工作IPO系统出发,我在晚上适合做输入型工作,而不适合做消耗大量大脑能量的处理和输出工作。

上次回深圳韬哥问了我一个问题:「如果你最好的状态是5,你怎么才能达?」

我想状态5其实跟进入心流状态类似,至少会跟「睡眠、体力、工作难度/意义、环境安静程度」有关。

回头看看一天的工作节奏,安排非常零碎,早上例会后梳理待办事项,处理一会儿工作,上洗手间,和同事讨论,处理一个临时发过来的工作,处理客户问题,到了中午;休息两小时,处理一点早上计划的工作,然后又是和同事讨论,处理一个临时发过来的工作,处理客户问题,面试,就到了六点,这一天就这样到头了,我更像是「客服+人力+运营」,前两者占用了我不少精力和时间。

当我用日历规划一天从早到晚的事情,发现能够做事的时间并不多,大块时间轻松就能塞满。等到了晚上回头看日历,10件事多数只专注做了一两件。

目前我应该关注和提升的工作指标是「每日任务完成率」,如果连自己设定的目标都达不成,那还能做什么?目前的每天任务完成率大概是10%,或者说无法有效测量。

那么影响「每日任务完成率」的要素有哪些呢?

每日任务完成率=今日完成工作数/今日任务数

提高完成率的第一个办法是减少当日任务数,每天早上计划做5件事,到了下午却增加到14件,我是无论如何也想不到办法把这14件事全做完,留出时间做原计划的5件事。做减法的第一步是把事情交给别人来做,第二步是把杂事合并集中起来做,第三步是直接扔掉不用做的事,第四步是拒绝本不用自己做的事。

其次是提升完成任务的能力,如何提升?回到前面的讨论,先从身体入手睡足觉,保持运动,吃得健康点,这是基础。

接着是降低任务的难度,任务太难太耗费能量,如果每天都做超过自己正常水平的工作,只会把自己逼死。如何定义难度?所需时间+熟练程度+知识水平,熟练程度是指程序性知识,知识水平是陈述性知识和策略性知识,简而言之,越需要调用大量知识的任务越难。敏捷开发里用斐波那契数列1 3 5 7定义难度,用明显刻度来区别各个难度等级:

  • 难度1:不需要费脑就能做完的简单任务,比如打印文件、回复某个功能如何操作
  • 难度3:需要稍微动动脑子、调用经验和技巧、需要专注和深度思考、大概需要花25到60分钟时间、在经验范围之内的复杂任务,比如和客户沟通合作
  • 难度5:挑战大,需要新知识,需要与人持续协同、需要拆解的简单项目,需要2-7天时间,,比如写文章,短期推广
  • 难度7:持续一周以上、对外、带来较大增长的复杂项目,,比如双十二营销推广活动的筹备和上线

正常来说,我每周要完成的事情难度7最多一件,难度5最多3个,难度3每天可以有4-5件,难度1可以有4-5件,把难度5、7拆解为多个1 3,这样才有可能保证完成难度1 3的任务提升完成率。

那么如何把难度从5 7降低到1 3呢?

举个列子,策划双十二营销活动是难度7,制作营销活动sop是5,整理个人提升类课程表是难度3,后台设置某个课程展示是难度1,这里难度系数降低指的是掌控感的高低,越复杂的工作需要越多的知识来掌控。

对任务难度明确定义、拆解、把对自己是高难度对别人是低难度的事情交给对方来做,可以有效降低难度。

接下来的调整,至少不能再这样无节制地消耗自己。时间来不及继续写了,写放下要求自己晚上继续工作的要求,明确定义任务难度并实现难度降级。

除了以上,我发现了一个影响效率的关键因素——团队管理,继续探索。